LEAN MANAGEMENT 5.0

Lean management to koncepcja zarządzania organizacją, która opiera się na zasadach i narzędziach Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS). Jest to podejście skupione na optymalizacji wszystkich procesów i działań w celu wyeliminowania marnotrawstwa, błędów i nieefektywności. Lean management dąży do uproszczenia struktury organizacyjnej, zwiększenia jakości i elastyczności produkcji, współpracy z dostawcami i klientami oraz ciągłego doskonalenia i innowacji. Lean management ma na celu dostosowanie przedsiębiorstwa do zmieniających się warunków rynkowych i zapewnienie wysokiej produktywności, rentowności i satysfakcji klienta.

Początki lean management sięgają lat 50. ubiegłego wieku, kiedy to japońska firma Toyota Motor Company wprowadziła nowe rozwiązania organizacyjne i techniczne w swojej produkcji samochodów. Toyota zredukowała o 25% zasoby potrzebne do wytwarzania pojazdów, takie jak powierzchnia, personel, inwestycje czy czas. Tym samym osiągnęła przewagę konkurencyjną na rynku i stała się jednym z największych producentów aut na świecie. System Produkcyjny Toyoty był pionierskim przykładem tzw. zarządzania wyszczuplającego (ang. lean) i był stopniowo kopiowany przez innych japońskich i zagranicznych producentów.

Lean management nie jest jednak ograniczony tylko do sektora motoryzacyjnego ani do działu produkcyjnego. Jest to uniwersalna filozofia zarządzania, która może być stosowana w różnych branżach i obszarach działalności firmy. Lean management oferuje wiele praktycznych narzędzi i technik, które pomagają wdrażać jego zasady i rozwiązywać problemy pojawiające się w organizacji. 

Niektóre z nich to: 

– Value Stream Mapping (VSM), który składa się z trzech głównych etapów:

• Diagnoza stanu istniejącego strumienia wartości – polega na obserwacji i dokumentowaniu aktualnego stanu procesu za pomocą symboli i danych liczbowych. Na tym etapie tworzy się mapę stanu obecnego, która pokazuje wszystkie kroki, zasoby, przepływy i problemy w procesie.
• Stworzenie wizji stanu przyszłego strumienia wartości – polega na zaprojektowaniu pożądanego stanu procesu za pomocą symboli i danych liczbowych. Na tym etapie tworzy się mapę stanu przyszłego, która pokazuje zmiany i usprawnienia, które mają być wprowadzone w procesie.
• Opracowanie planu doskonalenia na przyszłość – polega na ustaleniu celów, harmonogramu, zadań i odpowiedzialności dotyczących realizacji mapy stanu przyszłego. Na tym etapie tworzy się plan działania, który określa kroki niezbędne do osiągnięcia pożądanego stanu procesu.

– Just In Time (JIT), który opiera się na następujących zasadach :

• Dostosowanie produkcji lub świadczenia usług do rzeczywistego popytu ze strony klientów.
• Utrzymanie niskiego poziomu zapasów surowców, części i produktów gotowych oraz częstych dostaw małych partii.
• Zapewnienie wysokiej jakości i niezawodności produktów lub usług oraz eliminacja błędów i defektów.
• Skracanie czasu cyklu produkcji lub świadczenia usług oraz redukcja kosztów i strat związanych z przestojami i przemieszczaniem materiałów.
• Wdrażanie ciągłych usprawnień w procesach logistycznych i produkcyjnych oraz rozwijanie kompetencji i zaangażowania pracowników.

Just in time jest więc koncepcją zarządzania procesami logistycznymi i produkcyjnymi, która polega na dostarczaniu lub wytwarzaniu tylko niezbędnej ilości surowców, części lub produktów w dokładnie określonym czasie i miejscu.

 – Metoda 5S to jedno z podstawowych narzędzi lean management, które ma na celu stworzenie i utrzymanie dobrze zorganizowanego i bezpiecznego stanowiska pracy. Nazwa metody pochodzi od pierwszych liter pięciu japońskich słów, które opisują jej kolejne etapy. Są to:

• Seiri– selekcja, czyli usunięcie z miejsca pracy wszystkich zbędnych przedmiotów i materiałów.
• Seiton – systematyzacja, czyli uporządkowanie i oznaczenie pozostałych przedmiotów i materiałów w taki sposób, aby były łatwo dostępne i widoczne. Systematyzacja to drugi etap metody 5S, która jest jednym z narzędzi lean management. Systematyzacja polega na uporządkowaniu i oznaczeniu pozostałych przedmiotów i materiałów w taki sposób, aby były łatwo dostępne i widoczne. Celem systematyzacji jest zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa pracy oraz zapobieganie niepotrzebnym poszukiwaniom i przemieszczaniom.

Systematyzacja opiera się na następujących zasadach:

– Przydzielenie stałego miejsca dla każdego przedmiotu lub materiału oraz oznaczenie go odpowiednio (np. etykietą, kolorem, symbolem).

– Utrzymanie porządku i czystości na stanowisku pracy oraz w magazynach i pomieszczeniach pomocniczych.

– Zastosowanie standardów i procedur dotyczących systematyzacji oraz regularne sprawdzanie ich przestrzegania.

– Wdrażanie usprawnień w zakresie systematyzacji w oparciu o sugestie i pomysły pracowników.

– Systematyzacja przynosi wiele korzyści dla organizacji, takich jak:

– Zwiększenie wydajności i produktywności pracy oraz redukcja czasu cyklu i czasu dostawy produktów lub usług.

– Zwiększenie jakości i bezpieczeństwa produktów lub usług oraz redukcja ryzyka błędów lub wypadków.

– Zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników oraz poprawa ich kompetencji i kreatywności.

– Budowanie kultury ciągłego doskonalenia i uczenia się na wszystkich poziomach organizacji.

Systematyzacja jest więc sposobem uporządkowania i oznaczenia pozostałych przedmiotów i materiałów w taki sposób, aby były łatwo dostępne i widoczne. Systematyzacja jest częścią metody 5S, która jest jednym z narzędzi lean management.

• Seiso – sprzątanie, czyli utrzymanie czystości i porządku na stanowisku pracy oraz regularna inspekcja i kontrola stanu technicznego maszyn i urządzeń. Sprzątanie opiera się na następujących zasadach:

– Wykonywanie regularnych i systematycznych czynności sprzątających przez operatorów maszyn lub pracowników odpowiedzialnych za dany obszar.

– Używanie odpowiednich narzędzi i środków czyszczących oraz ich przechowywanie w wyznaczonych miejscach.

– Zastosowanie standardów i procedur dotyczących sprzątania oraz regularne sprawdzanie ich przestrzegania.

 – Wdrażanie usprawnień w zakresie sprzątania w oparciu o sugestie i pomysły pracowników.

Sprzątanie przynosi wiele korzyści dla organizacji, takich jak:

Zwiększenie jakości i bezpieczeństwa produktów lub usług oraz redukcja ryzyka reklamacji lub wypadków.

Zwiększenie niezawodności i trwałości maszyn i urządzeń oraz redukcja kosztów utrzymania ruchu i napraw.

Zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników oraz poprawa ich zdrowia i samopoczucia.

Budowanie kultury ciągłego doskonalenia i uczenia się na wszystkich poziomach organizacji.

Sprzątanie jest więc sposobem utrzymywania czystości i higieny na stanowisku pracy oraz w otoczeniu. Sprzątanie jest częścią metody 5S, która jest jednym z narzędzi lean management.

• Seiketsu – standaryzacja, czyli wprowadzenie zasad i procedur dotyczących poprzednich trzech etapów oraz zapewnienie ich przestrzegania przez wszystkich pracowników.
• Shitsuke – samodyscyplina, czyli rozwijanie nawyku stosowania metody 5S oraz ciągłe doskonalenie warunków pracy i jakości wykonywanych zadań.

Metoda 5S przynosi wiele korzyści dla organizacji, które ją stosują. Niektóre z nich to:

– Poprawa bezpieczeństwa i ergonomii pracy oraz zmniejszenie ryzyka wypadków i awarii.

– Zwiększenie efektywności i produktywności pracy oraz redukcja kosztów i zapasów.

– Poprawa jakości i niezawodności produktów i usług oraz zwiększenie satysfakcji klientów.

– Wzrost motywacji i zaangażowania pracowników oraz rozwój kreatywności i innowacyjności.

– Poprawa wizerunku i konkurencyjności organizacji oraz budowanie kultury ciągłego doskonalenia.

Metoda 5S jest stosowana zarówno w środowisku produkcyjnym, jak i w organizacjach usługowych. Jest zwykle jednym z pierwszych narzędzi wdrażanych w trakcie transformacji lean, gdyż angażuje wszystkich pracowników, ułatwia utrzymanie kolejnych narzędzi szczupłego zarządzania oraz daje natychmiastowe i widoczne efekty. Metoda 5S wymaga jednak zmiany kultury organizacyjnej oraz zaangażowania i wsparcia ze strony kierownictwa. Metoda 5S jest procesem ciągłym i długotrwałym, który wymaga regularnego monitorowania i audytowania. 

– SMED jako narzędzie lean to metoda skracania czasów przezbrojeń maszyn i urządzeń, która ma na celu zwiększenie elastyczności i wydajności produkcji oraz redukcję kosztów i zapasów. 

 SMED ma na celu przeniesienie jak największej ilości czynności zewnętrznych na zewnątrz procesu przezbrojenia oraz uproszczenie i przyspieszenie czynności wewnętrznych. 

SMED jako narzędzie lean przynosi wiele korzyści dla organizacji, które go stosują. Niektóre z nich to :

• Zwiększenie elastyczności produkcji i możliwość szybkiego dostosowania się do zmian w popycie i preferencjach klientów.
• Zwiększenie wydajności produkcji i redukcja czasu cyklu oraz czasu dostawy produktów lub usług.
• Redukcja kosztów produkcji i zapasów oraz poprawa przepływu materiałów i informacji.
• Poprawa jakości produktów lub usług oraz redukcja ryzyka błędów lub awarii.
• Wzrost motywacji i zaangażowania pracowników oraz rozwój ich kompetencji i kreatywności.
• Budowanie kultury ciągłego doskonalenia i uczenia się na wszystkich poziomach organizacji.

– Poka-yoke polega na zastosowaniu różnych technik i mechanizmów, które uniemożliwiają wykonanie czynności w niewłaściwy sposób lub sygnalizują wystąpienie błędu. Pomaga w eliminacji czynności, które nie dodają wartości dla klienta lub są nieefektywne

Poka-yoke można podzielić na dwie główne kategorie:

Metody kontroli/sterowania – polegają na zablokowaniu lub zatrzymaniu procesu w przypadku wykrycia błędu lub niezgodności. Przykładem takiej metody jest zastosowanie klucza pasującego tylko do jednego zamka lub zabezpieczenie przed cofnięciem się samochodu bez włączonego hamulca ręcznego.

Metody ostrzegania – polegają na ostrzeżeniu operatora lub użytkownika o wystąpieniu błędu lub niezgodności. Przykładem takiej metody jest zastosowanie sygnału dźwiękowego lub świetlnego informującego o niskim stanie paliwa lub o otwartych drzwiach.

– Programy sugestii pracowniczych.

Zastosowanie lean management wymaga zmiany kultury organizacyjnej i zaangażowania wszystkich pracowników oraz kierownictwa. Nie jest to jednorazowy projekt ani gotowy wzorzec, ale ciągły i długotrwały proces uczenia się i doskonalenia.

Lean management zakłada również identyfikację i eliminację trzech głównych źródeł marnotrawstwa: Muda (odpady), Muri (nadmiar) i Mura (nierówność). 

Lean management opiera się na pięciu podstawowych zasadach: określeniu wartości dla klienta, identyfikacji strumienia wartości, stworzeniu przepływu wartości bez przestojów, wprowadzeniu systemu ciągnięcia zgodnie z popytem klienta oraz dążeniu do doskonałości poprzez ciągłe ulepszanie.

Lean management opiera się na pięciu podstawowych zasadach: określeniu wartości, mapowaniu strumienia wartości, wdrażaniu przepływu ciągłego, wprowadzeniu koncepcji ciągnięcia i dążeniu do doskonałości. 

Lean management ma wiele zalet i korzyści dla organizacji, które ją wdrażają. Niektóre z nich to:

• Ograniczenie ilości odpadów, dzięki czemu siła robocza może się skupić na działaniach przynoszących wartość.
• Zwiększenie produktywności i wydajności procesów oraz redukcja kosztów i zapasów.
• Poprawa jakości i niezawodności produktów i usług oraz zwiększenie satysfakcji i lojalności klientów.
• Zwiększenie elastyczności firmy i szybkie dostosowywanie się do zmian w popycie i preferencjach klientów.
• Wzmocnienie konkurencyjności organizacji oraz poprawa jej wizerunku i stabilności rynkowej.
• Wzrost motywacji i zaangażowania pracowników oraz rozwój ich kompetencji i kreatywności.
• Poprawa bezpieczeństwa i ergonomii pracy oraz zmniejszenie ryzyka wypadków i awarii.
• Budowanie kultury ciągłego doskonalenia i uczenia się na wszystkich poziomach organizacji.

Lean management ma wiele zalet, ale nie jest pozbawiona wad i zagrożeń, które mogą utrudnić lub uniemożliwić jej skuteczne wdrożenie i utrzymanie. Niektóre z nich to:

• Brak zrozumienia i akceptacji filozofii lean przez kierownictwo i pracowników, co może prowadzić do oporu przed zmianą i przywiązania do starych nawyków i rutyn.
• Niedostateczne szkolenie i komunikacja dotyczące celów i korzyści lean, co może powodować brak zaangażowania i motywacji pracowników oraz nieprawidłowe stosowanie narzędzi lean.
• Brak wsparcia i zaangażowania ze strony liderów i menedżerów, co może osłabić kulturę ciągłego doskonalenia i uczenia się oraz zahamować inicjatywy pracowników.
• Nadmierne skupienie się na narzędziach lean kosztem zasad i wartości lean, co może spowodować utratę sensu i celu działań oraz brak elastyczności i kreatywności.
• Brak pomiaru efektów i monitorowania postępów lean, co może uniemożliwić ocenę skuteczności wdrożenia oraz identyfikację obszarów do poprawy.
• Brak uwzględnienia specyfiki branży lub organizacji przy stosowaniu lean, co może doprowadzić do nieadekwatnego dostosowania metod i narzędzi do rzeczywistych potrzeb i warunków.
• Ryzyko nadmiernego uproszczenia lub wyszczuplenia procesów kosztem jakości lub bezpieczeństwa produktów lub usług, co może negatywnie wpłynąć na satysfakcję klientów.

Koncepcja lean management składa się z wielu elementów, które można podzielić na trzy główne grupy: filozofia, zasady i narzędzia.

Filozofia lean management to sposób myślenia i podejście do zarządzania i organizacji pracy, które opiera się na nastawieniu na ciągłe uczenie się i doskonalenie, na szacunku i zaangażowaniu pracowników oraz na zorientowaniu na potrzeby i oczekiwania klientów. Filozofia lean management wymaga zmiany sposobu postrzegania i rozwiązywania problemów, a także współpracy i komunikacji na wszystkich poziomach organizacji.

Zasady te zostały sformułowane przez Jamesa Womacka i Daniela Jonesa w książce Lean Thinking  i są następujące:

• Określenie wartości dla klienta – polega na zdefiniowaniu tego, co klient uważa za istotne i wartościowe w produkcie lub usłudze oraz na dostosowaniu oferty do tych oczekiwań.
• Mapowanie strumienia wartości – polega na zidentyfikowaniu wszystkich czynności i procesów, które są niezbędne do dostarczenia wartości dla klienta oraz na wyeliminowaniu tych, które są zbędne lub nieefektywne.
• Wdrażanie przepływu ciągłego – polega na zapewnieniu płynnego i nieprzerwanego przemieszczania się materiałów, informacji i ludzi przez cały proces tworzenia wartości dla klienta oraz na unikaniu zastoju, oczekiwania lub przerw.
• Wprowadzenie koncepcji ciągnięcia – polega na dostosowaniu produkcji lub świadczenia usług do rzeczywistego popytu ze strony klientów oraz na unikaniu nadprodukcji lub nadmiernych zapasów.
• Dążenie do doskonałości – polega na ciągłym monitorowaniu i ocenianiu wyników oraz na poszukiwaniu możliwości poprawy jakości, efektywności i satysfakcji klientów.

Narzędzia lean management to konkretne metody i techniki, które służą do realizacji zasad lean w praktyce. Narzędzi tych jest wiele i mogą być stosowane w różnych obszarach i branżach. Niektóre z najpopularniejszych narzędzi lean to:

• 5S – metoda mająca na celu stworzenie i utrzymanie dobrze zorganizowanego i bezpiecznego stanowiska pracy. Polega na realizacji pięciu etapów: selekcja, systematyzacja, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina.
• Kaizen – filozofia ciągłego doskonalenia oparta na zaangażowaniu wszystkich pracowników w identyfikację i rozwiązywanie problemów oraz wdrażanie usprawnień.
• TPM (Total Productive Maintenance) – system utrzymania ruchu maszyn i urządzeń mający na celu zapewnienie maksymalnej dostępności i niezawodności sprzętu oraz eliminację awarii i przestojów. TPM w lean to metoda utrzymania ruchu maszyn i urządzeń, która ma na celu zapewnienie maksymalnej efektywności i niezawodności sprzętu oraz eliminację awarii i przestojów. TPM jest akronimem angielskiego wyrażenia Total Productive Maintenance, oznaczającego całkowite produktywne utrzymanie ruchu. TPM jest jednym z elementów koncepcji lean management, która opiera się na eliminacji marnotrawstwa i zwiększeniu wartości dodanej dla klienta. TPM jest zgodne z filozofią lean, ponieważ pomaga w redukcji kosztów, poprawie jakości i bezpieczeństwa oraz w budowaniu kultury ciągłego doskonalenia i uczenia się. TPM polega na współpracy między operatorami maszyn i pracownikami utrzymania ruchu w celu zapewnienia optymalnego stanu technicznego i funkcjonalnego sprzętu. TPM opiera się na następujących zasadach:

– Zapobieganie awariom i usterek poprzez systematyczne przeglądy i konserwacje zapobiegawcze oraz eliminację przyczyn potencjalnych problemów.

– Włączanie operatorów maszyn w podstawowe czynności utrzymania ruchu, takie jak czyszczenie, smarowanie, regulacja czy wymiana części (autonomiczna konserwacja).

– Planowanie i realizacja zaawansowanych czynności utrzymania ruchu przez specjalistów lub zewnętrznych dostawców (planowa konserwacja).

– Wdrażanie usprawnień technicznych lub organizacyjnych w celu poprawy wydajności i niezawodności sprzętu oraz zmniejszenia ryzyka awarii (doskonalenie sprzętu).

– Szkolenie i kwalifikowanie pracowników w zakresie obsługi i utrzymania ruchu maszyn oraz rozwijanie ich umiejętności rozwiązywania problemów (edukacja i szkolenie).

– Monitorowanie i ocenianie stanu technicznego i funkcjonalnego sprzętu oraz mierzenie efektów działań TPM za pomocą wskaźników (audyt i kontrola).

TPM jako narzędzie lean przynosi wiele korzyści dla organizacji, które go stosują. Niektóre z nich to :

– Zwiększenie dostępności i niezawodności maszyn i urządzeń oraz redukcja czasu przestoju i strat produkcyjnych.

– Zwiększenie jakości i bezpieczeństwa produktów lub usług oraz redukcja ryzyka reklamacji lub wypadków.

– Zwiększenie wydajności i produktywności produkcji oraz redukcja kosztów energii, materiałów i części zamiennych.

– Zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników oraz poprawa ich kompetencji i kreatywności.

– Budowanie kultury ciągłego doskonalenia i uczenia się na wszystkich poziomach organizacji.

TPM pomaga w zapewnieniu maksymalnej efektywności i niezawodności sprzętu oraz w eliminacji awarii i przestojów.

• SMED (Single Minute Exchange of Die)
• Kanban – system zarządzania przepływem materiałów lub informacji oparty na wizualnych sygnałach (np. kartach lub tablicach), które informują o stanie zapasów lub potrzebie uzupełnienia.

Kanban to jedno z podstawowych narzędzi lean management, które służy do zarządzania przepływem materiałów lub informacji w procesie tworzenia wartości dla klienta. Opiera się na wizualnych sygnałach (np. kartach lub tablicach), które informują o stanie zapasów lub potrzebie uzupełnienia.

Kanban ma na celu eliminację marnotrawstwa, zwiększenie efektywności i produktywności oraz dostosowanie produkcji lub świadczenia usług do rzeczywistego popytu ze strony klientów. Pomaga również w monitorowaniu i doskonaleniu procesu oraz w angażowaniu pracowników w ciągłą poprawę.

Stosowany jest zarówno w środowisku produkcyjnym, jak i w organizacjach usługowych, zwłaszcza tych związanych z pracą intelektualną lub kreatywną. Często jest używany w zarządzaniu projektami, programowaniu, marketingu czy obsłudze klienta.

Kanban składa się z następujących elementów:

– Tablica kanban – narzędzie do wizualizacji pracy i jej etapów. Tablica ta może być fizyczna (np. tablica korkowa) lub elektroniczna (np. aplikacja komputerowa). Jest podzielona na kolumny, które reprezentują kolejne fazy procesu (np. do zrobienia, w trakcie, zrobione). Każda kolumna może mieć również podkolumny, które określają szczegóły lub podfazy.

– Karta kanban – narzędzie do reprezentacji jednostki pracy (np. zadania, produktu, usługi). Karta ta jest umieszczana na tablicy kanban w odpowiedniej kolumnie i przesuwana w prawo wraz z postępem pracy. Zawiera informacje o pracy, takie jak: tytuł, opis, termin, priorytet, osoba odpowiedzialna itp. Karta może być fizyczna (np. karteczka samoprzylepna) lub elektroniczna (np. element aplikacji komputerowej).

– Ograniczenie pracy w toku (WIP) – reguła ograniczająca ilość pracy znajdującej się na każdym etapie procesu. Ma ono na celu zapobieganie nadprodukcji, przeciążeniu i zatorom oraz poprawę jakości i szybkości pracy. Ograniczenie WIP jest określane na podstawie zdolności produkcyjnych i dostępnych zasobów. WIP jest zazwyczaj oznaczane na tablicy kanban nad każdą kolumną.

– Sygnał kanban – sygnał informujący o potrzebie uzupełnienia zapasu lub rozpoczęcia nowej pracy. Sygnał może być generowany przez klienta (np. zamówienie), przez pracownika (np. przeniesienie karty kanban do kolejnej kolumny) lub przez system (np. alarm). Sygnał ten powoduje uruchomienie procesu dostarczania lub produkcji nowej jednostki pracy.

Kanban jest więc metodą zarządzania procesem opartą na wizualizacji pracy i jej przepływu oraz na ograniczeniu pracy w toku. Pomaga w eliminacji marnotrawstwa i zwiększeniu efektywności i produktywności oraz w dostosowaniu produkcji lub świadczenia usług.

Lean management to nie tylko metoda zarządzania, ale także filozofia myślenia i kultura organizacyjna. Lean management opiera się na nastawieniu na ciągłe uczenie się i doskonalenie, na szacunku i zaangażowaniu pracowników oraz na zorientowaniu na potrzeby i oczekiwania klientów. Lean management jest koncepcją uniwersalną i elastyczną, która może być stosowana w różnych branżach i sektorach. 

Lean management to koncepcja zarządzania i organizacji pracy, która ma na celu poprawę wyników firmy poprzez eliminację marnotrawstwa i zwiększenie wartości dodanej dla klienta. Lean management jest więc koncepcją zarządzania bogatą w aspekty teoretyczne i praktyczne. Wymaga ona głębokiego zrozumienia jej filozofii oraz umiejętnego stosowania jej narzędzi. Lean management jest procesem ciągłym i długotrwałym, który wymaga zaangażowania wszystkich pracowników oraz kierownictwa. Lean management jest również wyzwaniem i szansą dla organizacji, które chcą osiągnąć doskonałość operacyjną oraz satysfakcję klienta.